Подотчетные суммы: учитываем новшества и не допускаем ошибки
В уходящем году вступили в силу два документа, которые регулируют порядок ведения наличных расчетов и правила ведения кассовых операций. Оба документа касаются расчетов с подотчетниками, а они всегда вызывают особое внимание проверяющих. Вспомним опасные моменты. Что изменилось Изменились два документа. Прежние правила наличных расчетов в РФ были утверждены указаниями Центробанка от 7 октября 2013 г. № 3073-У. Они утратили силу 27 апреля 2020 года. С этой даты действуют новые правила наличных расчетов, которые утверждены указаниями Центробанка от 9 декабря 2019 г. № 5348-У. Пока еще действуют, но только до 30 ноября 2020 года, правила ведения кассовых операций, которые утверждены указаниями Центробанка от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Указанием от 5 октября 2020 г. № 5587-У ЦБ внес поправки и в эти правила. Не выдавайте деньги из запрещенных источников Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Причем той выручки, которая поступила из разрешенных источников . Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников. Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк. Исключение установлено только для некоторых организаций . ⚠Наличные деньги, сданные в кассу подотчетным лицом как остаток неизрасходованного аванса, не относятся к тем поступлениям, за счет которых можно совершать траты из кассы без предварительной сдачи на расчетный счет. «Транзитом» выдать ее снова под отчет не получится (письмо Банка России от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Тратить подотчетные суммы можно только на разрешенные цели Сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг. ⚠Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций. Смотрите список разрешенных операций ⚠Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация. За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб. НДФЛ и взносы с подотчетных сумм без авансового отчета Если поверяющие обнаружат, что подотчетник не отчитался по подотчетным суммам, вам придется доплачивать НДФЛ и страховые взносы.
Также будет и штраф – 20% от недоимки. ⚠Кроме того, если авансовые отчеты запросит банк, а их не будет, он может заблокировать ваш Банк-Клиент, так как заподозрит запрещенные операции. Поэтому, если авансовые отчеты подотчетных лиц поступают не вовремя, лучше подстраховаться. В течение месяца после истечения срока возврата денег издайте приказ об удержании денег, ознакомьте с ним работника и возьмите у него согласие на возврат. Срок возврата подотчетных средств С 30 ноября 2020 года срок предоставления авансового отчета поменяют. Пока он составляет 3 дня. По новым правилам его будет устанавливать руководитель фирмы. Как будут выдавать деньги под отчет Сейчас подотчетные деньги выдаются по письменному распоряжению руководителя или заявления подотчетника с визой директора. Заявления с 30 ноября 2020 года будут отменены. А распоряжение на выдачу наличных можно будет оформлять на несколько выдач одному или даже нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются. ☆ Почитайте еще по этой теме: Сумма наличных денег, которую можно оставлять на конец рабочего дня в кассе, ограничена Предельный размер расчетов наличными Как правильно заполнить авансовый отчет Учет кассовых операций с рублями