Можно ли подписать первичку за прошедшие периоды текущей датой

Не секрет, что часто бухгалтерам практически «с боем» приходит выбивать у менеджеров первичные документы. Нередко первичные учетные документы так и остаются с подписью всего лишь одной из сторон сделки. И, все ничего, пока налоговая не назначит проверку и не затребует копии всех первичных документов. 

Для главных бухгалтерских документа – закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс РФ – содержат строгое предписание, принимать к учету документы, оформленные с соблюдением всех правил, установленных законодательством. 

Первичные учетные документы необходимы для отражения операций в бухгалтерском учете (статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и для формирования налоговой базы по налогам (ст. 169, ст. п. 1 ст. 171 НК РФ).

В соответствии с пунктом 1 статье 252 НК РФ для включения в состав расходов по налогу на прибыль затраты должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Налоговый вычет по НДС может быть заявлен только при наличии счета-фактуры согласно статье 169 НК.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа приведены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документ должен содержать:

• наименование;

• дату составления;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию, и ответственного за правильность ее оформления либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если первичный учетный документ содержит не все обязательные реквизиты, он не может считаться документом, который подтверждает расходы, учитываемые в налоговой базе по НДС и прибыли (письма Минфина России от 25.11.2020 № 03-03-06/1/102820, от 16.10.2020 № 03-03-07/90450).

Подпись ответственных за сделку – это один из обязательных реквизитов, игнорировать который нельзя. Первичный документ обязательно должен быть подписан представителем продавца и покупателя (заказчика и исполнителя). Документ без подписи нельзя считать надлежаще оформленным.

Подписание документов за прошлые периоды

Ни Налоговый кодекс, ни Закон о бухгалтерском учете не предоставляет права подписывать документы за прошлые периоды текущей датой. Неподписанные документы, либо документы с односторонней подписью, как и документы, подписанные с указанием недостоверной даты могут стать причиной отказа со стороны налоговой в предоставлении НДС-вычета и пересчете в сторону уменьшения расходов по налогу на прибыль.

Еще в определении ВАС РФ от 31.08.2010 № ВАС-12080/10 по делу № А54-899/2009С17 было сказано, что первичный документ, не подписанный покупателем или подписанный неустановленным или неуполномоченным лицом, не является доказательством отгрузки (передачи) товара.

Позже Минфин России в приказе от 16.04.2021 № 62н установил, что в реквизитах первичных учетных документов в качестве даты составления документа указывают дату его подписания лицами, инициировавшими сделку и ответственными за ее исполнение.

Принципиальное значение дата подписания первички имеет для расчета НДС. Дело в том, что датой выполнения работ, оказания услуг по договору признается дата подписания акта сдачи-приемки работ, оказания услуг заказчиком (письмо Минфина России от 07.03.2019 № 03-07/14948). То есть, от даты, проставленной в акте, напрямую зависит момент возникновения права на вычеты по НДС.

Налоговые вычеты по НДС следует отражать в отчетности того периода, когда получены документы, оформленные надлежащим образом 

В итоге, если вы подписываете первичный учетный документ за прошлый период текущей датой, высоки риски того, что вами откажут в НДС-вычете, не примут расходы по этому документу в налоговой базе по прибыли и, плюс, ко всему, оштрафуют по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

«Опоздавшая» первичка

Как указал Минфин РФ в письме от 13.04.2016 № 03-03-06/2/21034, неотражение в целях налогообложения прибыли организаций расходов, возникших в прошлых налоговых периодах, но выявленных в текущем отчетном (налоговом) периоде в результате получения первичных документов, является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, следовательно, на указанные операции распространяются положения статьи 54 НК РФ. Согласно этой норме, операции следует отразить в том периоде, к которому они фактически относятся. В этом случае налогоплательщик подает уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если же в периоде получения первичных документов налогоплательщиком получена прибыль, то поскольку исключение расходов из декларации по налогу на прибыль не повлекла неуплаты налога в бюджет, указанные расходы могут быть включены в налоговую базу периода получения оригиналов первичных документов (п. 1 ст. 54, п. 7 ст. 78 НК РФ, письмо Минфина РФ от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064).

Таким образом, с точки зрения налога на прибыль получение запоздавших первичных документов по ЭДО не так принципиально, как в отношении НДС. Можем предположить, что возможно возникновение спора с налоговым органом в отношении даты возникновения переплаты по налогу на прибыль, если налогоплательщик отразит расходы до получения первичных документов в первоначальной, а не в уточненной декларации.

Также следует отметить, что позднее получение первичных документов влечет дополнительную работу по правильному отражению операций в бухгалтерском учете, что также может быть причиной отказа контрагента принять посредством ЭДО документы, которые должны были быть своевременно направлены на бумажном носителе.

В отношении НДС в абзаце 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ прямо прописано, что при получении опоздавшего счета-фактуры до даты истечения срока подачи налоговой декларации по НДС за соответствующий период, вычет может быть отражен в периоде принятия товаров (работ, услуг, имущественных прав) к учету.
Однако в отношении счетов-фактур на перечисленный аванс данная норма не распространяется. Вычет НДС придется заявить в периоде получения счета-фактуры (письмо Минфина РФ от 16.04.2019 № 03-07-09/27004).