Два варианта учета расходов работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры

Фирмы могут заключать гражданско-правовые договоры с работниками для выполнения конкретных работ (услуг). При этом расходы таких работников на проживание и проезд могут либо оплачиваться компанией как часть вознаграждения, либо оплачиваться самим работником.

Если фирма сама оплачивает эти расходы в интересах работника (в том числе как часть его вознаграждения), то такие выплаты должны быть включены в налогооблагаемый доход работника. Фирма как налоговый агент обязана удержать и перечислить в бюджет НДФЛ за работника. Удерживать налог нужно из выплат по гражданско-правовому договору, но не более 50% от всей его суммы.

Другой вариант – работник оплачивает расходы сам, а фирма затем компенсирует их на основании подтверждающих документов. В этом случае, по мнению чиновников, работник также получает налогооблагаемый доход, однако он вправе уменьшить его, получив профессиональный налоговый вычет по НДФЛ на всю сумму понесенных расходов.

Об этом сообщается в письме Минфина России от 29 апреля 2013 года № 03-04-07/15155.