Какие документы необходимо собрать, чтобы подтвердить экспорт товаров

Чтобы подтвердить экспорт, фирме-экспортеру необходимо иметь подтверждающие факт экспорта документы.

Поэтому, если на дату вынесения решения по выездной проверке плательщик такие документы не представил, то ему доначислят налог по общей ставке НДС.

При проведении выездной проверки инспекторы не обязаны требовать и собирать документы, подтверждающие право на льготное налогообложение. Документально подтверждать ставку НДС 0% должен сам налогоплательщик. Такой вывод следует из Постановления АС Северо-Кавказского округа от 2 декабря 2025 г. № Ф08-7592/2025 по делу № А32-56411/2024.

При проведении выездной проверки в задачи ИФНС входит установление налоговых обязательств плательщика. Истребовать у контрагентов проверяемого лица документы для подтверждения права на применение ставки НДС 0% налоговая инспекция не должна.

Организация обратилась в суд, так как инспекция при проверке, по ее мнению, необоснованно доначислила НДС по ставке 20%, тогда как соответствующие операции являются экспортными и должны облагаться по ставке 0%.

Судьи поддержали проверяющих, отметив, что применение нулевой ставки НДС носит заявительный характер и зависит исключительно от волеизъявления налогоплательщика. При проведении выездной проверки инспекторы не обязаны требовать и собирать документы, подтверждающие право фирмы на льготное налогообложение.

Документы, необходимые для подтверждения экспорта, указаны в статье 165 НК РФ. К ним относятся:

1. Внешнеэкономический контракт с иностранным партнером на поставку товаров за пределы России.

Если контракт содержит сведения, составляющие государственную тайну, то можно представить выписку из него. В ней должна быть указана информация об условиях, сроках поставки, цене товаров.

Контракт должет быть оформлен так, чтобы у инспекции не было повода придраться и отказать в праве на нулевую ставку НДС из-за недостоверности документа.

К отказу в нулевой ставке НДС может привести подпись неустановленного лица, если не будет доказан факт вывоза товара и поступления выручки. Постановление АС Северо-Западного округа от 27 августа 2025 г. № Ф07-7152/2025 по делу № А21-4867/2024.Суд не согласился, так как вместе с контрактом экспортер предоставил другие документы, безусловно подтверждающие вывоз товара. А банк, отвечая на запрос инспекции, подтвердил поступление экспортной выручки в рамках спорного контракта.

2. Таможенная декларация (ДТ). На ДТ обязательно должны быть отметка таможни, которая провела таможенное оформление, и отметка пограничной таможни, через которую товары были вывезены из России.

Если вывоз товаров осуществлялся через территории государств – участников Таможенного союза, где таможенный контроль отменен (например, через Белоруссию), на ДТ достаточно отметки «Выпуск разрешен» российской таможни, которая проводила таможенное оформление товара.

А вот экспедиторы и перевозчики экспортируемого товара таможенную декларацию не представляют. Остальные документы, входящие в пакет для подтверждения экспорта, сдают в налоговую инспекцию в общеустановленном порядке.

С 1 апреля 2020 года розничные продавцы, направляющие товары на экспорт, могут передавать в налоговые органы сведения из декларации на товары в виде реестра в электронной форме. Cами копии первичных документов не нужны. Такие послабления сделаны для операций по ввозу припасов, товаров, пересылаемых в международных почтовых отправлениях, экспресс-грузов.

Минфин в письме от 26 апреля 2022 г. № 03-07-08/37835 подтвердил также, что розничному интернет-магазину для подтверждения нулевой НДС по экспорту не требуется представлять в налоговые органы договоры розничной купли-продажи или иные документы, подтверждающие заказ товаров не сайте интернет-магазина при реализации на экспорт товаров, вывозимых с территории РФ в международных почтовых отправлениях или перевозчиками в качестве экспресс-груза.

3.Экспорт по зарубежным посылкам.

Отправка посылок за рубеж - это разновидность экспорта товаров почтой.

Список подтверждающих документов для международных почтовых посылок, необходимых отправителям посылок за рубеж для подтверждения нулевой ставки НДС, установлен в НК РФ (подп. 7 п. 1 ст. 165 НК РФ). Подтвердить нулевую ставку НДС можно, подав в инспекцию оригиналы или копии платежных документов. Помимо платежек, можно выбирать, что представить из двух вариантов:

• оригинал или копию декларации CN 23 (с отметками российских таможен)
• оригинал или копию традиционной таможенной декларации (с отметками российских таможен) и оригинал или копию декларации CN 23.

Как видим, в этом списке нет внешнеторгового контракта.

Для подтверждения нулевой ставки НДС для экспресс-грузов, доставляемых перевозчиком в качестве экспресс-груза, и/или для товаров, пересылаемых в международных почтовых отправлениях следует представить сведения из деклараций на товары либо из таможенных деклараций CN 23 в виде реестра в электронной форме.

Напомним, форма и формат деклараций на товары для экспресс-грузов утверждены приказом ФНС от 20 августа 2020 г. № ЕД-7-15/593@.

4. Транспортные и товаросопроводительные документы.

Конкретный перечень товаросопроводительных документов приведен в подпункте 4 пункта 1 статьи 165 Налогового кодекса. Наряду с указанным в кодексе коносаментом для подтверждения экспорта фирма может использовать морские накладные, погрузочные билеты и другие аналогичные документы. Об этом сказано в постановлении Конституционного Суда РФ от 14 июля 2003 года № 12-П.

Если вывоз товара осуществлялся через территории государств – участников Таможенного союза, где таможенный контроль отменен, то представляют копии транспортных и товаросопроводительных документов с отметкой российской таможни «Выпуск разрешен».

Железнодорожные перевозчики для подтверждения нулевой ставки должны представлять в налоговую инспекцию транспортные железнодорожные накладные с отметкой таможни. Причем стоимость работ и услуг по перевозке должна быть указана в этих накладных (подп. 9 п. 1 ст. 164 НК РФ).

При вывозе товаров в таможенной процедуре экспорта (реэкспорта) железнодорожным транспортом для подтверждения нулевой ставки НДС в инспекцию можно направить транспортный, перевозочный документ в электронном виде. Его формат установлен приказом ФНС и ФТС от 24 января 2022 г. № ЕД-7-15/38@/41 (применяется с 16 апреля 2022 года).

Для подтверждения экспорта фирмы должны представлять в налоговую инспекцию (п. 15 ст. 165 НК РФ):

• реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций) с указанием в нем регистрационных номеров соответствующих деклараций вместо их копий;
• реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), а также транспортных, товаросопроводительных или иных документов вместо их копий.

Данные реестры представляются исключительно в электронной форме по ТКС.

Начиная с 1 квартала 2024 года нулевая ставка НДС при экспорте товаров в обязательном порядке должна подтверждаться электронными реестрами, формы и форматы которых были рекомендованы к применению в письме ФНС от 18 января 2024 г. № ЕА-4-15/440@. Они же утверждены приказом ФНС от 26 декабря 2023 г. № ЕД-7-15/1003@, который был опубликован 1 марта 2024 г.:

• реестр деклараций на товары (полных деклараций на товары), предусмотренного подпунктом 1 пункта 1, пунктом 2 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары либо транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренного подпунктом 2 пункта 1, пунктом 2.1 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары, предусмотренного подпунктом 4 пункта 1, пунктом 2 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары либо таможенных деклараций CN 23, предусмотренного подпунктом 5 пункта 1 статьи 165 НК РФ;
• реестр деклараций на товары для экспресс-грузов, предусмотренного подпунктом 6 пункта 1 статьи 165 НК РФ.

Приказ и, соответственно, перечисленные формы и форматы новых реестров вступают в силу с 1 июля 2024 года.

Однако ФНС рекомендует применять новые, официальные форматы реестров уже начиная с отчетности за I квартал 2024 года.

Для сдачи отчетов можно использовать сервис «Офис экспортера». Он позволяет отправлять не только электронные реестры (подп. 1, 2, 4 - 6 п. 1, п. 2, 2.1 ст. 165 НК РФ), но и перечни заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в электронном виде.

Сервис позволяет:

• формировать реестры сведений ДТ (деклараций на товары), МПО (международных почтовых отправлений), экспресс-грузов с возможностью ручного ввода и редактирования данных;
• просматривать сведения, доступные для включения в реестры;
• формировать перечни заявлений,
• просматривать и скачивать перечни заявлений, принятые ФНС, в т. ч. сформированные не в данном сервисе;
• взаимодействовать с налоговым органом (направлять вопросы, отвечать на запросы и т. д.).

Получить доступ к сервису можно с помощью:

• ИП - логина и пароля для «Личного кабинета индивидуального предпринимателя»;
• ЮЛ - квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, используемого в «Личном кабинете юридического лица».

Перевозчики и другие лица, оказывающие связанные с экспортом услуги (работы), по-прежнему вправе сдавать либо бумажные документы, либо реестры по услугам в электронном виде (абз. 2 - 9 п. 15 ст. 165 НК РФ). Такие реестры также можно отправить через сервис «Офис экспортера», предварительно сформировав их в «Налогоплательщик ЮЛ» или в иной информационной системе.

Для подтверждения обоснованности применения ставки НДС 0% при оказании транспортно-экспедиционных услуг при экспортной перевозке товаров железнодорожным транспортом в упрощенном порядке ФНС приказом от 15 ноября 2024 г. № ЕД-7-15/1036@ утвердила форму и формат реестра, содержащего сведения из деклараций на товары, транзитных деклараций, перевозочных, транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов и предусмотренного подпунктом 3 пункта 3.1 и подпунктом 2 пункта 3.7 статьи 165 НК РФ.

Указанная форма реестра и соответствующий ей электронный формат вступают в силу с 1 апреля 2025 года.

Федеральным законом от 28 апреля 2023 г. № 173-ФЗ введен подпункт 1.2 пункта 1 статьи 164 НК РФ, который разрешает с 2025 года применять ставку НДС 0% при реализации российскими организациями или ИП физическим лицам товаров, ранее вывезенных в рамках экспорта за рубеж и отгружаемых со склада в другой стране, не входящей в ЕАЭС.

Для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС в налоговые органы нужно представлять электронный реестр, содержащий:

• сведения из декларации на товары, поданной в российский таможенный орган, по которой ранее товары были вывезены в таможенной процедуре экспорта с территории РФ на территорию иностранного государства;
• сведения из документа (счета) на оплату товаров, содержащего, в том числе сведения о количестве товаров и об их стоимости;
• сведения из договора аренды склада (помещения) или иного документа, подтверждающего право пользования налогоплательщиком на территории иностранного государства складом (помещением), с которого отгружаются товары;
• сведения об адресе доставки таких товаров покупателю - физическому лицу.

Форму и формат реестра, содержащего сведения из деклараций на товары, документов (счетов) на оплату товаров, договоров аренды складов (помещений) или иных документов, утверждены приказом от 15 ноября 2024 г. № ЕД-7-15/1034@. Он вступил в силу с 18 января 2025 года.

Участники ВЭД при применении нулевого НДС смогут общаться с налоговой в рамках камеральных проверок по НДС через платформу «Одно окно».

ФНС приказом от 21 апреля 2025 г. N ЕД-7-15/300@.утвердила описание целевого бизнес-процесса проверки обоснованности применения нулевой налоговой ставки по НДС при реализации товаров на экспорт. Приказ вступает в силу 2 августа 2025 года.

В системе «Одно окно» можно подать декларацию, получить результат проверки, ответить на требование о представлении пояснений и др.

Согласно документу, форматно-логический контроль декларации проводит оператор платформы (АО «РЭЦ»).

Также в системе автоматически проверяются реестры, приложенные к декларации, на соответствие данным, имеющимся у таможенников. В случае выявления расхождения налогоплательщику будет сообщено.

Прошедшие первичный контроль декларации направляются в налоговые органы. Инспекции после проверки декларации также через систему направляют налогоплательщику требование о представлении документов или информации либо пояснений, а налогоплательщик отвечает на это требование.